Ozon'da satış yapmak isteyen firmaların en çok zaman kaybettiği konu belgelerdir. Bir kısmı Ozon'a kayıt için, bir kısmı ürünün satışa açılabilmesi için, bir kısmı da Türkiye'den ihracatın ve Rusya'ya girişin yasal olarak yapılabilmesi için gerekir. Üstelik ihtiyaç duyulan belgeler seçtiğiniz satış modeline göre ciddi biçimde değişir. Bu yazıda belgeleri üç gruba ayırarak anlatıyor ve hangi şirket yapısının hangi model için uygun olduğunu tartışıyoruz.
Aşağıdaki bilgiler genel bir çerçevedir. Mevzuat ve Ozon'un talepleri değişebildiği için kendi ürününüz ve şirket yapınız için güncel durumu mutlaka teyit edin.
Şirket yapısı: hangi model, hangi yapı?
Cross-border (Ozon Global) modeli
Bu modelde Türkiye'deki şirketiniz satıcıdır ve ürün sipariş geldikçe Türkiye'den alıcıya bireysel gönderi olarak çıkar. Rusya'da şirket kurmanız gerekmez. Türk firmalarının çoğu için en hızlı başlangıç yolu budur.
Dikkat edilmesi gerekenler:
- Bireysel gönderilere uygulanan gümrük muafiyet limitleri (değer ve ağırlık) Rusya'da dönem dönem değişmiştir. Limitin üzerindeki gönderilerde vergi ve ek işlem çıkabilir.
- Bazı ürün grupları cross-border modelde satılamaz veya ek belge gerektirir.
- Türkiye tarafında ihracatın kayıt altına alınması (e-ihracat beyanı, mikro ihracat veya ETGB süreçleri) muhasebe ve olası devlet destekleri açısından önemlidir.
Rusya içi depo modelleri (FBO, FBS, rFBS)
Ürünler toplu olarak Rusya'ya ithal edilip Ozon'un veya satıcının Rusya'daki deposunda tutulur. Bu durumda genellikle:
- Ürünü Rusya'ya ithal edecek bir ithalatçı (Rus tüzel kişi) gerekir.
- EAC belgeleri ve gerekiyorsa Chestny Znak etiketlemesi ithalat aşamasında zorunlu hale gelir.
- Satışı Rusya'daki bir tüzel kişinin yapması ve vergi yükümlülüklerini Rusya'da yerine getirmesi gündeme gelir.
Bu yapı daha hızlı teslimat ve daha yüksek görünürlük sağlar, ancak maliyet, sorumluluk ve risk düzeyi belirgin biçimde artar. Genellikle cross-border'da satışı oturmuş markalar için bir sonraki adım olarak değerlendirilir.
Birinci grup: Kayıt için şirket belgeleri
- Ticaret sicil kaydını ve faaliyeti gösteren belgeler (faaliyet belgesi, ticaret sicil gazetesi)
- Vergi levhası veya vergi kimlik bilgisi
- İmza sirküleri veya yetki belgesi
- Yetkili kişinin kimlik bilgileri
- Şirket adına açılmış banka hesabı bilgileri
- Gerekirse bu belgelerin İngilizce veya Rusça tercümeleri
Bu belgelerde unvan, adres ve vergi numarasının birebir tutarlı olması onay sürecini hızlandırır.
İkinci grup: Ürün uygunluk belgeleri
Ürünün Rusya'da satılabilmesi için Avrasya Ekonomik Birliği (AEB) teknik düzenlemelerine uygunluğunun kanıtlanması gerekir:
- EAC uygunluk sertifikası (сертификат соответствия): Çocuk ürünleri, bazı elektrikli cihazlar gibi daha riskli gruplar için.
- EAC uygunluk beyanı / deklarasyonu (декларация о соответствии): Birçok tekstil, kozmetik ve ev ürünü için.
- Ret mektubu (отказное письмо): Ürünün zorunlu belgelendirme kapsamında olmadığını açıklayan yazı; bazı ürünlerde Ozon tarafından istenebilir.
- Chestny Znak etiketlemesi: Giyim, ayakkabı, parfüm, kozmetiğin bir kısmı gibi zorunlu etiketleme kapsamındaki ürün gruplarında.
- Marka belgeleri: Marka tescil belgesi veya markanın sahibi değilseniz yetki/distribütörlük belgesi. Ozon, marka ihlali şikâyetlerinde bu belgeleri isteyebilir.
Ozon, belirli kategorilerde ürün kartı oluşturulurken veya sonradan yapılan kontrollerde belge yüklenmesini isteyebilir. Belgesi olmayan veya belgesi ürünle uyuşmayan ürünler satıştan kaldırılabilir.
Üçüncü grup: İhracat ve lojistik belgeleri
Türkiye'den çıkış ve Rusya'ya giriş aşamasında karşınıza çıkabilecek belgeler:
- Ticari fatura ve gerektiğinde proforma fatura
- Gönderi beyanları: Cross-border'da e-ihracat/mikro ihracat beyanları; toplu sevkiyatta gümrük beyannamesi
- Menşe belgesi: Bazı durumlarda istenebilir
- Ürün bilgileri: Doğru GTİP/HS kodu, malzeme içeriği, ağırlık ve değer bilgileri
GTİP kodunun yanlış belirlenmesi hem Türkiye'de hem Rusya'da gecikmelere, ek vergi ve cezalara yol açabilir. Ayrıca bazı ürünler ihracat kısıtlamaları ve yaptırım düzenlemeleri bakımından ürün bazında kontrol gerektirir.
Belge hazırlığında kontrol listesi
- Satış modelinizi belirleyin (cross-border mı, Rusya içi depo mu?).
- Şirket belgelerinizi güncel ve tutarlı hale getirin.
- Her ürün için GTİP kodunu ve AEB teknik düzenleme kapsamını belirleyin.
- Hangi ürünün sertifika, hangisinin beyan, hangisinin ret mektubu gerektirdiğini listeleyin.
- Chestny Znak kapsamındaki ürünleri ayrıca işaretleyin.
- Marka tescil veya yetki belgelerinizi hazırlayın.
- Muhasebecinizle ihracat kayıt yöntemini (e-ihracat, mikro ihracat vb.) netleştirin.
- Belgelerin geçerlilik sürelerini bir tabloda takip edin.
Sık yapılan hatalar
- Tüm ürünler için tek bir belge yeterli sanmak; belgeler ürün ve model bazındadır.
- Belgede yazan ürün adı, model veya üretici bilgisiyle ürün kartındaki bilgilerin uyuşmaması.
- Süresi dolmuş belgelerle satış yapmaya devam etmek.
- Belge kayıtlarının resmi sicilde doğrulanabilir olup olmadığını kontrol etmemek.
- İhracatı kayıt dışı veya yanlış yöntemle yapıp devlet desteklerinden yararlanamamak.
Sık sorulan sorular
Cross-border satışta da EAC belgesi gerekir mi?
Bu, ürün grubuna ve Ozon'un ilgili kategorideki kurallarına göre değişir. Bazı kategorilerde cross-border satışta da belge istenebilir. Ürün bazında kontrol etmek gerekir.
Rusya'da şirket kurmak zorunda mıyım?
Cross-border modelinde genellikle hayır. Rusya içi depoya dayalı modellerde ise ithalatçı veya yerel tüzel kişi gerekebilir.
Belgeleri kim hazırlar?
EAC belgeleri Rusya'da veya AEB'de akredite kuruluşlar aracılığıyla, AEB'de kayıtlı bir başvuru sahibi üzerinden alınır. Şirket belgeleri ise sizin tarafınızdan hazırlanır.
E-ihracat desteklerinden yararlanabilir miyim?
2022/5986 sayılı Karar kapsamında bazı e-ihracat giderleri için destekler bulunabilir. Ozon'un ve harcamalarınızın kapsamda olup olmadığını güncel mevzuattan ve ilgili kurumlardan teyit etmek gerekir.
Ozon'un ücret, kural ve süreçleri zaman zaman değişir. Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; kararlarınızdan önce güncel koşulları bizimle veya Ozon satıcı panelinden teyit edin.